Penyelenggara Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

Unit Penyelenggara Pelayanan Informasi dan Dokumentasimerupakan salah satu bagian dari Unit Pelayanan di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, yang mempunyai kewenangan dalam menyediakan dan memberikan informasi publik sebagaimana diatur dalam Permenko Polhukam Nomor Per-01/Menko/Polhukam/5/2011, dengan mekanisme yang diatur melalui proses pelayanan satu pintu, dan disesuaikan atas permintaan publik/masyarakat dalam bentuk pelayanan administrasi.

Penyelenggaraan unit pelayanan Informasi dan Dokumentasi merupakan tanggung jawab dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), yang mempunyai tugas:

  1. Merencanakan, mengorganisasikan, mengoordinasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
  2. Mengidentifikasi informasi, pelayanan distribusi informasi, dan penataan dokumentasi sesuai dengan standar dokumentasi yang berlaku.

PPID memiliki kewenangan untuk mengoordinasikan setiap unit organisasi di Kemenko Polhukam dalam melaksanakan pelayanan informasi publik, menolak permohonan informasi secara lisan maupun tertulis berdasarkan Undang-Undang yang berlaku.

STANDAR PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI.

No.KOMPONENURAIAN
1Dasar Hukuma. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
d. Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 367/Menko/Polhukam/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
e. Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor: Per-8/Menko/Polhukam/10/2012 tentang Standar Layanan Informasi Publik Kemenko Polhukam.
2PersyaratanPelayananPemohon informasi publik adalah warga negara dan atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam UU Keterbukaan Informasi Publik.
3Sistem, Mekanisme, dan Prosedur1. Pelayanan Informasi PPID dilakukan melalui sistem permintaan tertulis, permintaan tidak tertulis, dan melalui website.;2.    Pelayanan informasi terhadap permintaan secara tertulis kepada PPID dengan cara :;-   Mengisiformulirpermintaaninformasi, terdiriatas; nama, alamat, rincianinformasi, tujuan penggunaan, dancaramemperoleh informasi; -   Petugas PPID menerima permohonan informasi dan melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon informasi publik pada buku register permintaan informasi secara tertulis dan memberikan tanda bukti permohonan informasi kepada pemohon informasi.;3.    Pelayanan Informasi terhadap permintaan secara tidak tertulis :; a.     Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi secara tidak tertulis kepada PPID; b.     Pejabat PPID menerima permohonan informasi dan melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon informasi publik pada buku register permintaan; c.      Apabila pada saat konfirmasi dilakukan ditemukan ketidaksesuaian data pemohon dan pengguna, maka petugas pelayanan informasi berhak untuk tidak melayani permintaan informasi.;4.    Selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonan tertulis atau tidak tertulis diterima, PPID menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis dengan penjelasan bahwa permintaan informasi dipenuhi, permintaan informasi ditolak, atau perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan informasi yang dapat dipenuhi atau ditolak; 5.    Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama, PPID memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasi dapat dipenuhi atau tidak; 6.    Jika permintaan informasi dapat dipenuhi, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi (soft copy atau data tertulis), biaya yang dibutuhkan; 7.    Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan Undang-undang Nomor 14Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 8.    Semua permintaan informasi melalui media elektronik, tidak tertulis atau yangtertulis dicatat untuk keperluan pelaporan; 9.    Kepada pemohon informasi publik yang dipenuhi permohonannya, dikenai biaya penggantian bahan, penggandaan dan/atau pengiriman sesuai dengan tarif yangberlaku umum.; 10. Pemohondapatmengunjungiwebsitewww.polkam.go.idataulangsungmengajukan permohonan ke PPIDmelalui Unit Pelayanan Publik (UP2).
4JangkaWaktuPenyelesaian1.    PermohonanInformasi baik tertulis maupun tidak tertulis diselesaikan/ diproses dalam jangka waktu 10 hari kerja sejak permohonan diterima.; 2.    Penyelesaian dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari kerja.; 3.    Waktu pelayanan dilaksanakan pada hari dan jam kerja.
5Biaya/TarifPemohon dikenakan biaya untuk mendapatkan salinan informasi publik seringan mungkin antara lain: ; a.    Biaya penyalinan informasi publik; b.    Biaya pengiriman informasi publik; c.    Biaya pengurusan izin pemberian informasi publik yang di dalamnya terdapat informasi pihak ketiga.
6ProdukPelayanan1.    Informasi Berkala (seperti profil K/L, ringkasan program/ kegiatan, kepegawaian, inventaris, daftar peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan, dan akses pelayanan informasi). ; 2.    Informasi Setiap Saat (seperti daftar informasi publik yang berada di bawah penguasaan pejabat pid, informasi yang siap dipublikasikan, peraturan, keputusan dan kebijakan, dan informasi yang disampaikan pejabat publik).; 3.    Informasi Serta Merta (seperti informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum).
7Sarana, Prasaranadan/atauFasilitas1.    Front Desk/Ruang tunggu dan sarana kelengkapannya; 2.    Website; 3.    Formulir permohonan; 4.    Database informasi;5.    Komputer/Laptop.
8KompetensiPelaksana1.    Sarjana Komunikasi atau yang berpengalaman di bidang informasi dan komunikasi minimal 5 tahun; 2.    Mempunyai kompetensi di bidang kehumasan; 3.    Mempunyai kompetensi di bidang IT; 4.    Mempunyai kompetensi di bidang arsip.
9Pengawasan Internal1.    Tim Pertimbangan; 2.    Atasanlangsung; 3.    Inspektorat.
10PenangananPengaduan, Saran dan Masukan1.    Atasan PPID memberikan tanggapan dalam bentuk keputusan tertulis; 2.    Sengketa informasi diselesaikan di KIP dengan beberapa tahap; 3.    Saran dan masukan disampaikan secara tertulis, lisan maupun email.
11JumlahPelaksana22 (dua puluh dua)orang/petugas terdiri dari 1 orang sebagaiKetua PPID, 1 orang sbgSekretaris PPID, 20 orang anggota.
12JaminanPelayananPelayanan informasi yang diberikandengancepat, akurat, memuaskandandapatdipertanggungjawabkan.
13Jaminan Keamanan dan Keselamatan Pela yananPelayanan informasi yang diberikan dijamin keabsahannya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
14EvaluasiKinerjaPelaksana1.    Laporankegiatan; 2.    Laporan berkala.